Organización del Evento

Hola a todos A fecha de hoy creo que los que han querido participar ya han tenido tiempo y posibilidades de hacerlo y después del último comentario de Joan Gou …
Joan: “recibido - cambio”.
Os propongo lo siguiente:
• Objetivo del acto: (nos quedamos con la definición de Edu)
“Dar a conocer la red Turismo 2.0 al "sector offline" y unir lazos entre los usuarios actuales para potenciar mejor la actividad y participación de los miembros”.

1er. Encuentro Red social Turismo 2.0
www.turismo20.com
“tu controlas el nuevo turismo”
Madrid 30 Enero 2008
• Fecha y lugar
En vista de los comentarios, “quedamos en Madrid el miércoles 30 de Enero de 2008” a las 21.00hrs. ...en un lugar por determinar.
En este apartado es donde necesitaremos un sponsor (hotel) capaz de dar alberge al acto a un coste “patrocinado”. Digamos que para figurar como sponsor debería poner el salón y el material necesario y el cocktail correría a cargo de la organización. (ver apartado sponsors)

• Contenido del acto:

o 21.15 a 21.35 - Intervención de Albert Barra/Joan Gou con la introducción que ellos estimen oportuno. (poneros de acuerdo)

o 21.40 a 22.30 – 10 Mini presentaciones contenido libre (lógicamente relacionado con el turismo) de 5 minutos cada una.

Los interesados en participar deberán colgar previamente un esquema de “la idea” o “tema” de su presentación en el grupo que se creará Ad Hoc (que deberíamos buscar algún nombre… “presentación express”- “digo yo” – “mi idea” – “Lo breve, si es bueno, dos ves bueno”…). Se votarán por los miembros del grupo y las diez primeras serán las que se presenten en el acto.

o 22.30 a 23.00 – Entrega de Premios o menciones.

La operativa será la propuesta por Edu, una vez definidas las categorías, deberán votarse los contenidos de cada categoría en la red turismo 2.0 (deberemos ir explicando estas cosas en el plan de comunicación).

o 23:00 a 24:00 – Agradecimientos y despedida (oración, despedida y cierre)
Después del último acto, la organización dejará de molestar al personal y la gente podrá relacionarse tomando una copa cómoda y relajadamente.

Durante el acto se servirá una cena en formato cocktail (por determinar)
La organización confeccionará unas acreditaciones donde figuren los datos de afiliación del participante incluyendo la foto que tiene colgada en la red. Los participantes deberán llevar la acreditación visible.

• Espacio necesario para la celebración del acto.

Salón con capacidad en montaje tipo cocktail con capacidad 150 a 300 personas, si puede ser ampliable mejor.
Especificaciones técnicas:
- Megafonía
- Una Pantalla grande para presentaciones en (presidencia/ponencia)
- Dos Pantallas para proyección continua de videos y fotografías de la red de turismo 2.0.
- 3 puestos de acceso a la red mediante portátiles.

• Plan de Comunicación

1.- Comunicación Interna
Campaña de comunicación dirigida a los miembros afiliados con tres objetivos.
1. Información e inscripciones al encuentro.
2. Aportación de patrocinadores /patrocinios
3. Apoyo en la comunicación externa
Medios:
 Banner en las páginas de la red anunciando el encuentro con enlace dirigido al grupo encuentro anual 2.0.
 Newsletter interno con el programa y con enlaces al grupo y al formulario de suscripción.
2.- Comunicación Externa
Campaña de comunicación dirigida a los medios del sector, con tres objetivos.
1. Dar notoriedad al acto en los círculos del sector
2. Incrementar la participación al acto/red
3. Conseguir patrocinadores

Medios:
Utilizaremos dos tipos de medios, los propios y los externos.
Medios Propios:
1. Los medios propios de la plataforma del grupo
a. Enlaces en la home al grupo encuentro anual 2.0
b. Llamadas desde la home al registro
c. Publicación del programa en la home
d. Publicación de Post sobre el encuentro, entrevistas, fotografías de la imagen,
e. (ver más posibilidades de la plataforma con A. Barra)
2. Los miembros de la red
a. Diseño de emblema del encuentro para poner en blogs particulares de participantes en la red social turismo 2.0

Medios Externos:
• Empresas de comunicación del sector que están participando como miembros de la red social turismo 2.0. Considero que especialmente estas deben apoyar y participar activamente en el acto como sponsors utilizando sus medios:
a. notas de prensa
b. Entrevistas
c. publirreportajes
d. banner y enlaces en su formato digital.

• Mediante comunicado a los medios del sector en general:
a. Envío de dossier informativo
b. Entrevistas
c. Reportajes
d. Banners y enlaces.


• Inscripciones

Yo diría que los únicos requisitos para participar son
1. Estar inscritos en la red social
2. Efectuar el ingreso del importe que finalmente se decida.

Para ello necesitamos:

a. Habilitar un espacio en la plataforma de la red turismo 2.0 con un formulario que genere una bd de inscritos.
b. Abrir una cuenta en una entidad bancaria donde efectuar el ingreso, pay pal
c. Un tesorero.

Proceso de inscripción:

1. Rellenar el formulario
2. Hacer una transferencia al nº de cuenta
3. La organización envía una confirmación previa
4. En una fecha determinada la organización envía acreditación y dossier del acto.

• Patrocinadores

• ¿Quién puede ser patrocinador del acto?
Todas aquellas empresas o entidades que de algún modo tengan relación con el cometido de la red social de Turismo 2.0 Normalmente empresas del sector turístico.
• ¿Cómo se puede ser patrocinador del acto 1er. Encuentro Red social Turismo 2.0?
1. Aportaciones económicas
2. Aportaciones Logísticas
3. Aportaciones organizativas

• Tipos de Patrocinadores
a. Patrocinadores estratégicos: Aquellos sin los cuales sería muy difícil que el acto se celebrara, como “por ejemplo” el hotel que ponga el lugar del acto. Deberán figurar en un lugar destacado en todos los comunicados e imagen del acto.
b. Patrocinadores Premium: Aquellos cuya aportación suponga un valor importante para la realización del acto, podemos buscar elementos más concretos de medición que saldrán después del presupuesto.
c. Patrocinadores de valor: Aquellos que aporten valor añadido a la realización del acto, complementos, regalos, premios, etc…

Proceso de Inscripción y selección de patrocinadores

1. Se fija un plazo de fechas desde….. hasta….
2. Inscripción en el espacio habilitado para patrocinadores en plataforma turismo 2.0 . En dicho espacio debe haber un formulario de inscripción o propuesta…donde debe figurar el nombre de la empresa/organización, actividad, dirección, web, persona de contacto, cargo, tipo de aportación, detalle.
3. El comité organizador recibe la propuesta y en la fecha señalada decide los patrocinadores del acto.


NOTA IMPORTANTE para Patrocinadores: Mientras no se ponen en marcha todas la herramientas para la inscripción de patrocinadores, si hay alguna empresa o entidad interesada en ser patrocinador del evento, puede enviarme un email a mi cuenta de correo de la red alluch@turismo20.com .




NOTA: Hay una propuesta de David Mora proponiendo invitar a alguien de la administración para que venga a dar una charla sobre el Plan Turismo 2020. También se ofrece para realizar las gestiones oportunas en la Secretaría de Estado. No tiene ningún comentario y creo que alguien debería opinar.
Aportación de Ideas:
• Categorías de grupo
Propongo:
o Al grupo más activo
o Al post mas comentado
o A la mejor fotografía
o Al mejor video
o A la mejor idea
o Al mejor blog personal
o Al blog más activo

• Nombres del premio. Ejemplos de Rafael Martínez:
o "Barra de oro" (En homenaje a Albert, que es la cabeza visible de toda esta creación).
o "Objetivo 2008","Objetivo 2009", etc...
o "Doscero de honor" (Por aquello del 2.0


En unos días colgaré un nuevo post con una propuesta de timing de acciones y reparto de funciones para aquellos que se han brindado a formar parte del comité organizador, mientras tanto necesitamos aportación de ideas, comentarios sugerencias, ofrecimientos, en definitiva PARTICIPACION.