Situación de la Organización del Encuentro

Hola a todos:
En primer lugar debo pediros disculpas por la escasa dedicación que le estoy dando en estas últimas fechas a la organización del encuentro pero es que las obligaciones laborales requieren toda mi atención en estos momentos.
Voy a intentar centrar el tema informando primero de la situación actual y después analizaré las tareas que hay que hacer (y que “habrá que repartirse”) para que seamos capaces de llevar a cabo un encuentro digno.

• Situación actual:

Fecha del encuentro: Miércoles 30 de Enero del 2008
Lugar: Instituto de Empresa calle María de Molina, 6 28006 Madrid
Hora de Inicio: 21:00 hrs.
Inscritos: 140 personas a 27/11/2007
Pertenecientes a 10 Países: - España – Canadá – Argentina – Marruecos - Portugal – Holanda – México – Alemania – Italia – Brasil
Pertenecientes a: 74 empresas del sector
Ponencias: Profesor Enrique Dans
Patrocinadores: Instituto de Empresa – NAISVID producirá un video del encuentro. y de momento… ninguno mas confirmado. Consultas efectuadas 3 posibles mas interesados, seguiremos informando.

• Acciones que faltan por emprender:

• Conocer los costes reales del encuentro (Antonio López está trabajando con el coste del cocktail, sobre el que en breve informaremos). Bajo mi punto de vista considero que habrá que rascarse un poco el bolsillo. Aunque de todos modos tampoco descarto que finalmente consigamos esponsorizarlo todo.

• Conseguir Patrocinadores. Visto lo visto, propongo lo siguiente:

o Necesitamos urgentemente a alguien que tenga una empresa y pueda emitir facturas y hacerse posteriormente cargo de pagos, ese será un buen patrocinador. Estamos hablando de poco dinero... venga chicos que por 3 o 5000€ estamos aquí dándole vueltas a este tema que necesitamos resolver porque nos resta eficacia a la hora conseguir patrocinadores. Sería: Factura al patrocinador por participar en el evento Turismo 2.0 por un importe de xxx€ + iva y ya está, se ingresa por transferencia y luego se hace cargo de los pagos de los gatos cuyas facturas irán a su nombre y si sobra algo …”una cena para los currantes” y punto que aquí nadie se va a hacer ni mas rico ni mas pobre. Tengo el nombre de la empresa en la punta de la lengua y creo que es una agencia de viajes que está en Lloret de Mar, a ver si da un paso al frente.

o A no ser que alguien se quiera encargar de efectuar la labor comercial, realizando llamadas, contactos y seguimiento, cosa que de momento no ha sucedido, (recuerdo que hay una hoja compartida en google docs donde están descritas todas las tarea a realizar Timing evento turismo 2.0 y donde de momento no se ha apuntado nadie a hacerse cargo de ninguna), …digo que propongo facilitar la gestión para conseguir patrocinadores y en lugar de segmentar los patrocinadores intentando conseguir pocos a un precio alto, considero oportuno a las fechas en las que estamos cambiar la estrategia y bajar las pretensiones económicas por patrocinador, ampliar e número de patrocinadores y eliminar los segmentos, serían todos iguales a excepción del Instituto de Empresa que bajo mi punto de vista ahora mismo es el patrocinador Principal, quedando los patrocinios del siguiente modo: 300€ + IVA por patrocinador. Esto daría derecho a:
- Banner en la home del grupo
- Cartel en el lugar del encuentro
- Mención en las notas de prensa
- Referencias con enlaces en los blogs de aquellos que tengan un blog particular y que quieran hacerse eco del acto.
- También podríamos dar una presencia en el video del encuentro con imágenes de los carteles colgados en el recinto del acto. Atención a la difusión posterior del video y a los impactos que va a generar durante bastante tiempo. ¿Cómo lo ves Andrés? (Andrés es el responsable NAISVID que es la empresa que se ha brindado a realizar gratuitamente un video del evento)

Recuerdo que hay inscritos de momento 143 participantes de 74 empresas del sector. ¿Será tan difícil que de las 74 haya unas 15 ó 20 que pongan 300€ cada una? ¿tan mal está el sector?.

Coordinaré con Albert Barra y la persona que ponga su empresa para facturar, la publicación en algún sitio de la home la información referente a patrocinadores, la inscripción y el seguimiento hasta el cobro.

• Contenido del acto.
De momento tenemos la valiosa participación del Profesor Enrique Dans. Queremos hacer muchas cosas pero… no emprendemos ninguna. Vamos a ver, propongo:
De 21:15 a 21:40 Considero que es Albert Barra quien tiene que iniciar el acto, le damos de 20 a 25 minutos y que nos cuente “que se siente” después de haber creado este invento… o lo que él quiera. Cuando haya terminado, él mismo presenta y da paso a la ponencia de Enrique Dans.
Antonio, no sé el tiempo que has previsto para Enrique Dans, pero supongo que no irá mas allá de 20 ó 30 minutos. Con lo que nos situamos en las 22:00 hrs.
¿Alguna Ponencia mas? He estado leyendo los comentarios que habéis puesto en la discusión de ponencias y presentaciones que ha iniciado Antonio López y estoy de acuerdo en lo de que cada grupo presente una ponencia. Pues vamos a hacerlo: Necesitamos que alguien se encargue de:
o Comunicarlo a cada uno de los creadores/animadores de los grupos para que se hagan eco en el grupo y animen la participación.
o Que defina el sistema de votaciones y elección de la ponencia
o Coordine a todos los grupos y esté al corriente del número de ponencias que se van a presentar el día del evento.
o No tenemos excesivo tiempo, recuerdo que ahora mismo estamos en las 22:00 hrs. y que llevamos ya casi una de hora (de pie) escuchando… cuidado con los tiempos que hemos estado todo el día en la feria. Yo diría que necesitamos 3 ponencias mas de 10 minutos y con media hora más liquidamos las ponencias y nos dedicamos a charlar distendidamente. ¿Como lo veis?
Edu William ¿puedes encargarte tu, de este tema? Tu has puesto muy bien las fechas en las que debe estar el tema en marcha y eres administrador, conoces como funciona ning y como puede efectuarse el sistema de votaciones, en fin… no se tampoco quiero poner a nadie en ningún compromiso, pero… ¿como lo ves?

Habíamos dicho en su momento “dar premios” Por mi lo hacemos, pero de nuevo necesitamos a alguien que organice y coordine el tema, de lo contrario nos quedaremos en intenciones. Si hay algún voluntario que lo diga y rápidamente lo organizamos, creo que todavía estamos a tiempo.

De momento esto es todo. Me dejo cosas como la elaboración de carteles de los patrocinadores, material gráfico y audiovisual… y alguna cosa mas, pero ya lo haré otro día. Participación por favor

Saludos Albert Lluch